东华大学研究生学位论文答辩材料归档管理暂行规定[学院].doc

东华大学研究生学位论文答辩材料归档管理暂行规定 各学院： 为规范和加强我校研究生学位论文答辩材料归档管理工作，推进档案管理工 作信息化进程，确保答辩材料完整，方便查考利用，结合我校实际，制定本规定。 一、范围 1、研究生学位论文答辩材料是研究生在申请与授予学位过程中形成的具有 保存价值的文字、图表、声像等材料。主要包括硕士、博士学位的申请与授予、 学位论文、论文答辩与评审以及相关材料。 2、本规定适用于各类硕士研究生，含学术型硕士和专业学位硕士。 3、博士研究生论文答辩材料由研究生部负责收集向档案馆归档，档案馆负 责整理和提供利用。 二、管理机制 1.研究生部学位办为我校研究生学位论文答辩材料归档工作的主管部门， 负责归档工作的布置、督促，档案馆负责业务指导和检查。 2.各学院为研究生学位论文答辩材料归档工作的二级管理单位，各学院研 究生教育分管院长为责任人。责任人根据主管部门的统一布置和要求，指定专人 （归档人）负责答辩材料的收集、整理、输入等具体工作，并向校档案馆归档。 三、工作流程 1．学位授予后，各学院答辩材料负责人将学位审批表等材料按《硕士研究 生学位论文答辩材料归档目录》（见附件）中的顺序排列，整理成册，检查材料 是否齐全、内容是否完整，并将材料逐页编号，拆除材料中所有的钉子。 2、在每份材料第一页的左上角盖归档文件专用章，并按学号顺序编制件号， 归档文件专用章样式： 全宗号 年度 保管期限 档案类别 材料、机构 件号 全宗号：本校档案全宗号为 8（归档章上已刻） 年度：文件材料所在的年度（归档章上已刻好 20），各培养单位只需填写后 二位年度数字。 保管期限：研究生答辩材料的保管期限为长期，（归档章上已刻好）。 档案类别：JX(教学，归档章上已刻） 材料、机构：（归档章上已刻），答辩材料代号为 16，机构既为归档单位代号， 由二位数字组成，各培养单位代号如下： 05—纺织学院 06—外语学院 07—信息学院 08—计算机学院 10—机械学院 13—化工学院 14—环境学院 15—材料学院 16—理学院 17—服装学院 18—管理学院 19—人文学院 件号：答辩材料顺序号。归档文件专用章由档案馆负责分发到各学院。 3、编制好件号的材料，按顺序输入到档案馆“东华大学档案信息管理系统” 上，网址：http://218.193.144.146:800/，然后归档到档案馆，由档案馆检查 验收、装订。 4、答辩材料的移交和归档按规定办理移交手续。 四、本规定从公布之日执行，由档案馆负责解释。（档案馆联系电话：6779 2761） 档案馆 研究生部 二 0 一 0 年十月十八日 附件： 硕士研究生学位论文答辩材料归档目录 1、申请硕士学位审批表 2、成绩单 3、学位论文评阅意见书 4、学位论文答辩评分表 5、学位论文答辩表决票 6、在学期间发表的论文 （已发表论文留存的复印件应为：杂志封面、目录、 文章正文全文装订在一起；待刊论文留存的应为：录用通知单原件、版面费收 据复印件、文章正文全文装订在一起。 ） 7、学位论文开题报告