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上海海关学院发文管理办法.doc

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上海海关学院发文管理办法 (2017 年 11 月 24 日 沪关院〔2017〕251 号) 第一章 总则 第一条 为认真落实《十八届中央政治局关于改进工作作风、密切联 系群众的八项规定》,切实改进文风,严格控制发文数量,推进学院发文 处理工作科学化、制度化、规范化,根据总署编制的《海关公文处理工作 手册》 、 《海关公文实务》 、 《海关公文工作处理办法》 (署厅发〔2012〕318 号)精神,结合总署公文系统发文规范,特制定本办法。 第二条 凡是学院文件和规章制度已作出明确规定的,不再印发文件。 现行文件规定仍然适用的,不再重复发文。确需发文贯彻中央、省、市或 主管部门文件精神的,要重点提出具体贯彻落实措施,不再照抄照搬。 第三条 学院公文处理工作及对外的各类公文审核制发归口办公室管 理。各部门落实专人负责公文处理工作,各部门负责人为部门发文质量的 第一责任人。 第四条 学院内设部门不对外正式行文,各部门之间的日常联系原则 不另行发文,对确需行文的,由各部门遵循二级管理权限制发函件,具体 行文规范参照本办法执行。各部门应遵循精简发文数量的原则,每年年末 向办公室报备归档文件。 第二章 系统公文主要发文形式 第五条 在公文系统中根据不同文种、内容选择不同发文形式。学院 日常发文中需要用到的发文形式主要包含三种:关文、关函、关传。 (一)关文 属于正式行文。指使用“沪关院文件”格式和使用“沪关院×文件”格式制 发的命令、决定、通告、通知、报告、请示、批复等公文。 1. 向海关总署报送请示、报告;向上海市教委、上海市教卫党委报送 报告;转发中央、海关总署、教育部、上海市教委同志讲话和中央、海关 总署、教育部、上海市教委文电; 2. 向海关总署报送与全国各海关、院校签订行政互助协议、合作备忘 录及其他需报请备案的事项; 3. 颁布执行的各项规章制度; 4. 干部任免,涉及机构、编制的通知; 5. 其他需要使用“沪关院文件”、编“沪关院×文件”文号并加盖学院印 章的院发文件。 (二)关函 属于非正式行文。指使用“沪关院函”形式向不相隶属机关制发的涉及 洽谈工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批准和答复审批等形式 的公文。 1. 与各海关单位、院校、不相隶属机关一般性的事务联系,包括通知 召开会议、要求报送情况、材料、数据等; 2.其他需要以“沪关院函”发文字头制发的非正式行文。 (三)关传 属于非正式行文。情况紧急时,可采用“沪关院传”或“沪关院×传”的传 真电报形式制发关文和关函,内容形式按总署办公厅制定的统一固定格式 发送。 第三章 系统公文部分要素说明 第六条 系统公文部分要素说明如下: (一) 标题 标题指用事由来表述公文主要内容及所属种类。 一般由发文机关名称、 内容与文种三部分构成。如:“上海海关学院关于呈送外国文教专家聘请工 作开展情况的报告”。 (二)正文、附件 请参照不同公文种类写作要求表达公文内容。公文内容采用方正仿宋 三号字体,行距采用固定值 30 磅。公文内容结构层次序数依次可以用 “一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用方正黑体字,第二层用方 正楷体字加粗、第三层和第四层用方正仿宋体字加粗标注;请注意,同一 层级小标题字体格式必须统一。 公文如有附件,请参照正文格式。 (三)主送机关 主送机关用于标识公文主要收受机关(即发文机关要求对公文予以办 理或答复的对方机关)的全称、规范化简称或同类型机关的统称。“请示” 一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应用抄送形式。 (四)公文处理的其他注意事项 1. 按照国家标准《国家行政机关公文格式》,发文字号中的年份应用 六角括号“〔 〕”括入,勿用方括号“[ ]”代替。 2. “请示”和“报告”不得混用,报告中不得夹带请示事项,“请示”应一 文一事,一般只写一个主送机关,但不得同时抄送下级机关。 3. 请示与函的适用与区别。“函”适用于不同隶属机关之间,以及有业 务上的主管和被主管关系的单位之间商洽工作、询问和答复问题,请求批 准和答复审批事项。“请示”的主送机关必须是直接的上级隶属机关,而“函” 的主送机关是不相隶属的机关,可以是上级机关,也可以是平级单位,还 可以是下级单位。某一部门或单位向同级职能单位或上级不相隶属机关请 求批准和答复事项,应该用“函”,不用“请示”,如在实际情况中有特殊要 求的可视具体情况定。 第四章 发文办理 第七条 发文办理包括公文的起草、审核、签发、复核、登记、印制、 核发等程序。 第八条 公文起草应当做到: (一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机 关意图,并同现行有关公文相衔接。 (二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切 实可行。 (三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字 精练。 (四)行文层级明确,文种正确,格式规范,材料齐全,缓急适当, 程序完整。 (五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。 (六)公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草部门必须征求相关 部门意见,力求达成一致。未达成一致意见的,应在协商一致后再报。 (七)起草人应当全程跟踪催办,各环节应当注重时效。 第九条 公文文稿签发前,应当由办公室进行审核。 第十条 经审核后内容需作进一步研究和修改的,退回起草部门,待修 改后重新报送。 第十一条 公文经学院负责人审批签发。 第十二条 己经签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、 文种、格式等进行复核(校对) 。 第十三条 对复核(校对)后的公文,应当确定发文字号、分送范围 和印制份数并详细记载。 第十四条公文印制必须确保质量和时效。 第十五条 公文印制完毕,应当对公文的格式和印刷质量进行检查后 分发。 第五章 附则 第十六条 本办法由上海海关学院办公室负责解释。 第十七条本办法自颁布之日起施行。

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