东华大学各类文件材料的归档流程.doc

东华大学各类文件材料的归档流程 预立卷 整理组卷 归档验收 1．预立卷 （1） 各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，参照归档范围，预先编制 文件材料预立卷类目。 （2） 各立卷部门的文书处理人员或兼职档案员，及时将平时办理完毕的文件， 根据预立卷类目名称，分类存放。在 OA 系统上处理流转应归档的电子文件，应 及时转换成纸质文件，并按预立卷类目分类存放。 2. 整理组卷（立卷） （1） 在平时材料积累基础上，按照归档范围，检查每组文件是否齐全、 完整。（参见《东华大学档案归档范围的确定》） （2） 将文件按年度或问题进行立卷分类。 分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。 分问题：将文件按其内容所反应的问题分开， 以问题为主进行立 卷组合。 （3）将卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。 （4）拆除卷内文件中的金属物，修补破损文件材料。 （5）草拟案卷标题。 （注：兼职档案员在完成上述步骤后，通知档案馆业务指导人员对文件 的齐全完整程度、卷内文件的排列顺序、案卷标题拟写是否确切等进行检 查，符合要求后再进行以下步骤，以免不必要的返工。） （6） 编页号。 （7） 输入、打印卷内文件目录。 （8） 打印、填写卷内备考表。 立卷人：兼职档案员签名。 检查人：立卷部门的负责人对本部门形成的档案进行检查并签名。 立卷时间：填写立卷的时间：年、月、日。 （9） 打印案卷封面。 （10）装订。 采用三孔一线法，若装订线处有字迹， 须进行贴边处理。 3. 归档验收 (1) 归档验收：档案馆根据有关标准进行验收,凡不符合要求者，档案馆 不予接收，并限期改正。 (2) 移交手续：移交档案时，填写移交目录，一式二份，各执一份备查。 (3) 归档时间：党、政及管理类档案应在次年 6 月底前归档；科研、基 建、设备、学位论文在鉴定、竣工、引进和授予学位后归档；教学综合管 理文件次年 6 月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生 从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。 附：档案管理系统操作参考流程 用户登录 添加案卷 添加文件 编辑修改 打印  在登录档案管理系统输入用户名（用户 ID），输入密码，左键点击“登录” 。  进入“档案信息管理”页面，左键点击某栏“打开”，可添加案卷或文件。  添加案卷 左键点击左上方的“添加案卷” ，弹出“添加案卷”页面，输入案 卷的一级目录（字母大写）、二级目录、三级目录、实体分类号（一级目录字母 大写） ，选定保管期限、密级（内部） ，在“正题名”栏输入案卷题名，在“页数” 栏输入本卷总页数，在“起止时间”栏输入案卷中文件的两头跨度时间，如 2003.3.31－2003.12.31，在“归档单位”栏输入所在部门、学院，在“移交时 间”栏输入归档移交的年月日，在“移交人”、 “输入员”栏输入归档移交及输入 者的姓名，左键点击“添加”，点击“确定” ，再继续添加案卷或关闭“添加案卷” 页面。  添加文件 在“档案文件信息管理”页面，左键点击左上方的“添加文件”， 弹出“添加文件”页面，输入案卷的一级目录（字母大写）、二级目录、三级目 录、实体分类号（一级目录字母大写） ，选定保管期限、密级（内部） ，在“正题 名”栏输入文件名，在“责任者”栏输入责任者，在“数量”栏输入该文件的总 页数，在“时间”栏输入该文件标明的时间，在“归档单位”栏输入所在部门、 学院 ，在“输入员”栏输入姓名，左键点击“添加” ，点击“确定”，再继续添 加文件或关闭“添加文件”页面。  编辑 如果要对案卷或文件进行编辑修改，可将鼠标左击所要编辑修改案卷或 文件“操作”栏的编辑列对应图标，进入“编辑案卷”或“编辑文件”页面，编 辑修改完成后左键点击页面最下方的“保存”，弹出“修改案卷、文件完成”对 话框，左键点击“确定” ，关闭对话框，编辑修改完成。  删除 如果要删除某一案卷或文件，可将鼠标悬停于该案卷或文件“操作栏” 的“X”上，“箭头”状的鼠标图标变成“手”的形状，左键点击，弹出对话框询 问是否删除，点击“确定”，完成删除。  打印 点击“打印当前”，出现“目录打印”对话框，按需要选择（左键点 击），点击打印预览，再在菜单栏点击“文件”，再点击打印。